2. Toekomstvisie WSB Apeldoorn
WSB BIEDT AAN VERSCHILLENDE GROEPEN LEDEN DE HONK- EN SOFTBALSPORT AAN DIE IEDER OP ZIJN OF HAAR NIVEAU KAN BEOEFENEN, WAARBIJ DE NADRUK LIGT OP DE VOLLE BREEDTE VAN DE VERENIGING EN NIET OP HET BEREIKEN VAN EEN ZO HOOG MOGELIJK NIVEAU. DE UITVOERING VAN DE ACTIVITEITEN ZAL OOK LIGGEN OP DE BEGELEIDING VAN DE JEUGD EN DE RECREANTEN. DAARNAAST ZAL EEN ACTIEF BELEID GEVOERD WORDEN OM TE KOMEN TOT EEN NOODZAKELIJK KADER TER ONDERSTEUNING VAN DE GENOEMDE ACTIVITEITEN. TEN BEHOEVE VAN DE TALENTVOLLE SPORT(ST)ER STAAT DE VERENIGING OOK OPEN VOOR ALLERLEI VORMEN VAN SAMENWERKING ZOLANG DEZE SAMENWERKING BEHEERSBAAR IS EN BLIJFT EN DE DOOR HET BESTUUR VAN DE VERENIGING VASTGESTELDE NORMEN EN WAARDEN GEHANDHAAFD KUNNEN BLIJVEN. WSB WIL VOOR HAAR LEDEN EN ACHTERBAN VOORAL EEN THUISHAVEN ZIJN MET ALS UITGANGSPUNT GEZELLIGHEID EN BETROKKENHEID BIJ DE MAATSCHAPPIJ. WSB IS IN BEGINSEL TOEGANKELIJK VOOR IEDEREEN. DE VERENIGING STAAT OPEN VOOR ALLERLEI MAATSCHAPPELIJKE ONTWIKKELINGEN EN WIL HIER OOK VOORZOVER MOGELIJK OF NOODZAKELIJK EEN ROL IN VERVULLEN .

3. Bestuursstructuur

3.1 Structuur
Onder de Alv valt het “Algemeen Bestuur” (AB). Dit AB bestaat uit de voorzitters van de hierboven genoemde commissies aangevuld met het “Dagelijks Bestuur” (DB), bestaande uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Het DB wordt gekozen door de Alv. De overige leden van het AB worden op voordracht van de respectieve commissies door de Alv als zodanig benoemd. Het AB krijgt voorzover op grond van relevante wettelijke regelingen mogelijk alle bevoegdheden van de Alv gemandateerd. Het DB draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken en de daaruit voortvloeiende direct noodzakelijke besluitvorming. Omtrent die besluitvorming is het DB verantwoording verschuldigd aan het AB. De taken en bevoegdheden van het AB, DB en de diverse commissies zullen in de statuten dan wel het huishoudelijk reglement worden neergelegd.
3.2 Vergaderingen
Het AB komt eens in de zes weken bijeen en het DB vergadert eens in de drie weken. Daarnaast hebben de commissies hun eigen overleg. De frequentie hiervan is door de commissie zelf vast te stellen, doch bedraagt in ieder geval 8 keer per jaar. Van alle commissievergaderingen worden notulen en /of een besluitenlijst gemaakt en wordt binnen een week na de vergadering de besluitenlijst gezonden aan de leden van het AB en de betreffende commissies. Deze verslagen vormen een agendapunt voor de eerstkomende vergadering van het AB. De besluitenlijst van de vergaderingen van het AB en het DB worden onder de leden van die besturen verspreid. De notulen van de vergadering van het AB zullen in de vorm van een besluitenlijst aan alle leden van de club beschikbaar worden gesteld. Vanwege de commissies in te dienen voorstellen worden -zonodig voorzien van een begroting- ter goedkeuring voorgelegd aan het AB en indien mogelijk in een vergadering besproken. In uitzonderlijke gevallen bijvoorbeeld bij noodzakelijkerwijs spoedige besluitvorming kan langs de weg van een schriftelijke ronde door het AB dan wel door het DB worden besloten.
3.3 Financiën
De commissies krijgen per verenigingsjaar en op papier de beschikking over een eigen budget. Dat betekent dat zij binnen af te spreken grenzen (normen) zelf kunnen bepalen hoe hun uitgaven er uit zien. Om een budget te krijgen, dient een commissie jaarlijks een begroting in bij het AB. In een vergadering van de AB zal de begroting van iedere commissie worden besproken en vastgesteld. Buiten het budget vallende uitgaven dienen te worden goedgekeurd door laatstbedoelde vergadering. Hiertoe stelt de betreffende commissie een nota op met daarbij gevoegd een begroting, welke stukken in de eerstvolgende AB-vergadering ter besluitvorming aan de orde zullen worden gesteld. Alle inkomsten, door wie of welke commissie ook gegenereerd, vloeien in de verenigingskas. Alle uitgaven dienen te worden verantwoord door middel van rekeningen. Deze rekeningen worden door de penningmeester direct betaald. Door middel van afzonderlijke overzichten worden de betreffende commissies op de hoogte gehouden van de uitputting van hun individuele budget.

4. Samenwerking met andere verenigingen
In de in punt 2 weergegeven visie is als uitgangspunt neergelegd dat bij WSB de nadruk niet ligt op het bereiken van een zo hoog mogelijk niveau. Deze bewuste keuze betekent iets voor diegenen die persoonlijk op een gegeven moment bij WSB zijn uitgegroeid. Uitgangspunt hierbij is dat het hier om senioren gaat. Deze constatering hoeft verder geen consequenties te hebben. Pas wanneer iemand zelf vindt dat zijn ambities niet (meer) aansluiten bij hetgeen WSB te bieden heeft, kan het moment komen waarop hij of zij naar een vereniging wil overstappen waar hij/zij op een hoger niveau kan spelen. In het verleden werd bekend dat spelers weggingen op het moment dat het overschrijvingsformulier werd aangeboden bij de secretaris. Zonder dat de vereniging er iets voor terugkreeg. Inmiddels is landelijk geregeld dat door de vertrekkende vereniging een bescheiden bedrag geclaimd kan worden bij de ontvangende vereniging. Het bestuur wil proberen hier meer structuur aan te geven om er vervolgens ook iets voor terug te krijgen. Op basis van een principe-afspraak dat, bij WSB vertrekkende spelers, geadviseerd zullen worden naar een bepaalde vereniging te gaan kan er door die samenwerkende partij wellicht inspanningen verricht worden. Bijvoorbeeld: - technische ondersteuning van WSB tijdens wintertrainingen; - spelers die bij de samenwerkende vereniging(en) trainingen mogen bijwonen waarbij er gewerkt wordt aan de techniek van de speler en waardoor de speler in kwestie beter wordt en waarvan de eigen club ook weer profijt heeft; - trainers die bij de andere club trainingen mogen bijwonen of clinics. De daarbij opgedane trainingservaring en het bekend raken met andere trainingsmethoden kunnen die trainers weer gebruiken ten behoeve van WSB. Het bestuur zal, samen met de T.C., hier randvoorwaarden voor opstellen. Het contact en de te maken principe-afspraak zal door het bestuur gemaakt worden.
5. In- en externe communicatie
5.1 Inleiding
Onder meer ten behoeve van de verbetering van de onderlinge en externe verhoudingen is het bestuur van oordeel dat er op het gebied van de in- en externe communicatie een eensluidend beleid dient te worden geformuleerd.
5.2 Doelstelling
Het met behulp van de reeds beschikbare en beschikbaar komende communicatiemiddelen (zie onder meer bij onderdeel 5.4 Middelen) en een gewijzigde bestuursstructuur (zie onder 3. Bestuursstructuur) opstarten en verbeteren van de in- en externe communicatie. Door het AB zal in een notitie/reglement de uitvoering van het hier geformuleerde beleid tot uitdrukking worden gebracht, waarbij in ieder geval zal worden vastgelegd welke commissie verantwoordelijk is voor de uitvoering van bedoeld beleid.
5.3 Doelgroepen
De leden en wettelijk vertegenwoordigers van de jeugdleden, donateurs, het Algemeen en het Dagelijks Bestuur, de commissieleden, coaches, begeleiders, scoorders, sponsors, leveranciers, andere sportverenigingen, de gemeente Apeldoorn, pers, KNBSB alsmede alle overige niet genoemde en mogelijk nog te ontwikkelen in- en externe contacten van WSB. Voorts de diverse in te stellen en bestaande overlegvormen.
5.4 Middelen
Ter verbetering van de in- en externe communicatie zullen al dan niet op termijn in ieder geval de volgende communicatiemiddelen worden ingezet:

clubblad;
informatiefolder;
e-mail;
website;
intranet;
mailing (PTT/stadspost);
mededelingenbord in het clubhuis;
ideeënbus;
bijeenkomsten.
coaches
5.5 Beleid
Wat betreft de uitbreiding en verbetering van de in- en externe communicatie staat het bestuur onder meer bij het licht van de bij 5.4 Middelen opgesomde communicatiemiddelen het navolgende beleid voor ogen, waarbij een inventarisatie van de beschikbaarheid van internet bij de in- en externe relaties onontbeerlijk wordt geacht.
5.5.1 Interne communicatie
Onder meer ter verbetering van de onderlinge communicatie en de coördinatie tussen de diverse commissies maken de voorzitters van die commissies deel uit van het Algemene Bestuur van de vereniging. De respectieve voorzitters dragen al dan niet door middel van tussenkomst van het secretariaat zorg voor tijdige, dat wil zeggen in ieder geval een week voor de vergadering, (schriftelijke) informatie omtrent de in de AB- en/of DB-vergadering te behandelen onderwerpen aan alle leden van dat bestuur. De secretaris van het AB/DB draagt zorg voor tijdige informatie aan de bestuursleden omtrent vanwege het Dagelijkse Bestuur ingebrachte agendapunten voor de AB-vergadering. De diverse overlegvormen maken wat betreft de in het verenigingsjaar te houden vergaderingen in overleg een jaarkalender op. Ten aanzien van de bij 5.4 Middelen genoemde communicatiemiddelen:

op vooraf vastgestelde tijdstippen ontvangt elk (jeugd) lid/donateur een exemplaar van het clubblad;
ieder nieuw (jeugd) lid/donateur/coach/begeleider/commissielid ontvangt een informatiefolder;
indien (en zo veel als) mogelijk zal informatie via e-mail worden verstrekt. Vanwege de club krijgt ieder (jeugd) lid/donateur/coach/begeleider/commissielid een e-mailadres toegewezen. Met behulp van de website of met behulp van het eigen e-mailprogramma kan die e-mail worden ingelezen (webmail);
op de website zal actuele informatie worden gepubliceerd;
elk (jeugd) lid/donateur/coach/begeleider/commissielid krijgt met behulp van een inlognaam en wachtwoord (in de toekomst) toegang tot het afgeschermde gedeelte van de website (intranet). Aldaar zal uitsluitend voor (jeugd) leden/donateurs en commissieleden toegankelijke en voor hen van belang zijnde informatie worden gepubliceerd (notulen en besluitenlijsten van het bestuur etc.);
de bij 5.3 genoemde doelgroepen die niet de beschikking hebben over een internet aansluiting zullen omtrent voor hen van belang zijnde onderwerpen per post worden geïnformeerd;
in het clubhuis zal met behulp van een mededelingenbord de meest actuele en van belang zijnde informatie van en voor de club worden gepubliceerd;
in een in het clubhuis geplaatste ideeënbus kan een ieder ideeën deponeren. Vanwege het bestuur dan wel de geadresseerde zal binnen vier weken op die ideeën worden gereageerd.
5.5.2 Externe communicatie
alle nieuwe externe relaties krijgen -voorzover van belang- een informatiefolder uitgereikt;
alle van belangzijnde externe relaties (bijvoorbeeld sponsors) krijgen een clubblad toegezonden;
aan het bestaan van de website zal zoveel als mogelijk bekendheid worden gegeven;
indien nodig en zoveel als mogelijk worden de externe relaties door middel van e-mail of per post op de hoogte gebracht van voor hen van belang zijnde informatie omtrent WSB;
eventueel zullen externe contacten door middel van mailing worden geïnformeerd;
zonodig en voorzover wenselijk zullen er voor externe contacten bijeenkomsten worden belegd (sponsors).
6. Voorlichting aan ouders en (nieuwe) leden
6.1 Inleiding
Informatieverstrekking is belangrijk, zodat de nieuwe leden zich zo snel mogelijk in een vertrouwde en veilige omgeving voelen. Hiermee wordt tevens zo veel als mogelijk een vroegtijdig vertrek voorkomen om reden dat men “niet tot de groep hoort”. Voor ouders is het belangrijk, naast bovenstaande ten aanzien van hun kind, dat ze zelf ook zo snel en volledig mogelijk op de hoogte gebracht worden van het reilen en zeilen binnen de club. In ieder geval wordt de betrokkenheid hiermee vergroot. Weten wat er speelt binnen de club en weten wat er (redelijkerwijs) van je verwacht wordt.
6.2 Activiteiten voor ouders en (nieuwe) leden
In het kader van deze notitie worden activiteiten bedoeld die voor de voorlichting zorgen zoals bovenstaand is aangegeven.Activiteiten die tot dusver gehouden zijn, moeten eens tegen het licht gehouden worden of die nog steeds voldoen. In ieder geval zou eens geïnventariseerd moeten worden welke activiteiten er thans zijn en door wie en met welk doel ze worden georganiseerd. Hierna moet een overzicht gemaakt worden zodat eenieder weet wat er speelt op dit terrein. Daarnaast dient gekeken te worden naar nieuwe vormen van activiteiten. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het instellen van een ouderraad, bestaande uit ouders die nog niet al te lang zijn betrokken (via de kinderen) en die nog vers in het geheugen hebben wat ze zelf gemist hebben in de begintijd. Eveneens is het de moeite van het onderzoeken waard of het instellen van een jongerenraad zinvol en haalbaar is. Deze dient dan te bestaan uit jeugdleden, eventueel ondersteunt door een volwassene, die aangeeft wat er nog gemist wordt en wat anders c.q. beter kan. Jeugdleden horen het best wat er speelt onder leeftijdgenoten. En op deze wijze klinkt de stem van de jongeren het best door.
6.3 Middelen
Middelen die gepaard gaan met persoonlijk contact dienen leidend te zijn, zoals informatie-avonden en persoonlijke gesprekken. Trefwoord hierbij dient “maatwerk” te zijn. Of er is een concrete boodschap, dan wel wordt een concrete vraag beantwoord. De technische (digitale) middelen, zoals bijvoorbeeld internet, dienen ondersteunend te zijn. Trefwoord hierbij is “volledigheid”. Het AB is initiërend met een luisterend oor naar de leden en een open oog voor ontwikkelingen.
7. Aanbevelingen
Het huidige bestuur doet naar aanleiding van deze notitie de Alv de navolgende aanbevelingen:
1. Het door de Alv onderschrijven van de onder 2. geformuleerde visie.
2. Teneinde ervaring te kunnen opdoen met de onder 3. voorgestelde nieuwe bestuursstructuur in te stemmen met het op proef invoeren van die structuur en de daaraan verbonden consequenties wat betreft de mandatering van bevoegdheden. Eveneens in te stemmen met het eerst nadat is gebleken dat die structuur ook in de praktijk het gewenste resultaat blijkt te hebben het zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk dienovereenkomstig aanpassen van de statuten en het huishoudelijk reglement. Bij die wijziging kunnen dan tevens de overige door de Alv reeds geaccepteerde statutenwijziging uit 1987 en de invoering van het stemrecht voor de wettelijk vertegenwoordiger van de jeugdleden worden geformaliseerd.
3. Het onderschrijven door de Alv van de in de Hoofdstukken 3 tot en met 6 neergelegde beleid op het gebied van besturen, samenwerking, communicatie en voorlichting.
4. Het AB zal bij het licht van de groei van de vereniging zo spoedig als mogelijk ook beleid ontwikkelen op het gebied van het werven en houden van kader ter ondersteuning van de in de onder 2 opgenomen activiteiten.
5. Indien en voorzover noodzakelijk zal het AB of een van de nieuw te vormen commiies alsdan onder verantwoordelijkheid van het AB de uitvoering van het in deze nota neergelegde beleid op zich nemen en zonodig in een notitie/reglement vastleggen.

Bestuur, 8 maart 2002.